家庭内の書類整理術

新年あけましておめでとうございます。
整理収納アドバイザー鈴木久美子です。

一年の始まりは、まずはお家の中の書類を見直してみませんか？
書類整理は、家をスッキリきれいに保てる方でも、苦手に思う方が多い分野です。書類整理は、他の物の整理収納とは、少し考え方も違います。

ちなみに、私自身も実はあまり好きではありません。
ですが、書類整理が好きではなくても、書類をきっちりと分かりやすく整理収納することはできます。今回は私が実践している方法をご紹介します。

取扱説明書

まずは、取扱説明書類をスッキリ整理していきましょう。案外、簡単にできてしまいます。
取扱説明書は、分類も明確ですし、サクサク進めていきやすい書類です。まずは取扱説明書をキレイに整理して、やる気をアップさせてから、他の書類に取り組んでいくことをおすすめします。

＜STEP_1＞
家の中の取扱説明書を1ヶ所に集める。

＜STEP_2＞
ビニールに入っている物は出す。
かさばる付属品や部品などは取り出し、ジッパー付き袋などに入れて何の付属品か分かりやすく明記します。
（付属品や部品類は書類とは別に保管することをおすすめします。）

＜STEP_3＞
電化製品をジャンルごとに分類していく。
（例：キッチン家電、ＰＣ関係、ＴＶ・オーディオ、洗濯・掃除など）
－POINT－
電化製品以外の家具や、自転車、子ども用品などのジャンルも必要に応じて作りましょう。

＜STEP_4＞
ファイルボックスと個別フォルダーを用意し、分類ごとに入れていく。
個別フォルダーの見出し（ラベル）には分かりやすい分類名を表記します。
－POINT－
A4サイズでない物はクリアファイルに入れてA4サイズに揃えると分かりやすいです。

重要書類

次に取り組んでいただきたいのは、保険、住宅、金融などの重要な書類です。
ご家庭によっては夫婦別に管理していて、お互いの保険証券がどこにあるのか分かっていないことも多いですが、お互いに万が一のことがあったときのための保険でもありますので、ここはご家族共有で保管できるといいですね。

書類の量にもよりますが、例えば保険・年金で1つのファイルボックスを用意します。
取扱説明書と同様に個別フォルダーを用意して、何の保険か（車両保険、火災保険、子ども保険など）を明記します。
切り替えのタイミングで新しい書類が来たら差し替えるだけなので、一度整えてしまえば、あとは簡単です。

日常的なプリント、郵便物

重要書類は一度整えるとあまりグチャグチャになる事はありませんが、困ってしまうのは、日常的に届くプリントや郵便物の管理です。
きちんと分類し、処理の方法を決めていかないと、あっという間に山盛りになってしまい、重要な物が見つからなくなってしまう可能性もあります。
中には支払いや提出が必要な物もあり、しっかりと管理していく必要があります。
様々な管理方法があるかと思いますが、我が家のやり方をご紹介します。

【我が家のルール1】持ち帰ったプリント、郵便物は必ず1か所に置くこと。
ボックスを用意するのもいいですが、箱に入れてしまった安心感で、つい開封を先延ばしにしてしまう人が多いので注意が必要です。
私はあえて、未処理の郵便物は目に触れやすい台の上に置くようにしています。その方が「早く処理しなきゃ！」と思えるのです。
「郵便物の開封」と重く考えてしまうと、ため込んでしまうことになりやすいです。
毎日のお皿洗いと同じ感覚で、シンクの中に洗い物が残っているから、やらないと！という様に習慣にしています。

【我が家のルール2】それぞれの書類を分類して処理していく！
書類を分類しながら、それぞれの定位置に仕分けていきます。

1.不要な物（チラシやDMなど）
即処分します。我が家はミックスペーパー（古紙）の場所に入れています。

2.一時的保存（プリントやクーポンなど）
一時保管にボックスに入れます。

3.一定期間保存（カード明細など）
領収書、明細ファイルに入れます。
もちろん封筒は開封してから、余計なチラシなどは処分してから入れます。よく、封筒を開封せずに数年前の書類がたまっている人も多いので、分類する時にいらないものは処分した方が、後で片付ける手間をはぶけます。

4.提出・支払いが必要（請求書や申込書など）
しまいこまず、目に付く場所へ入れます。
我が家は、クリップで留めて扉裏に貼っていますが、冷蔵庫やホワイトボードなど分かりやすい場所ならOKです。

年賀状はどうすればいい？

年賀状について、よく質問をいただきますが、あまり深く考えなくても大丈夫です。
基本的には3年分保管していれば良いと思います。

1枚ずつポケットファイルに入れたり、年賀状ケースに入れたりされる方も多いですが、結局面倒で続いていない方をよく見かけます。
一生保管する思い出ではないので、ざっくりと、20○○年などと記載して、ゴムで留めるだけでOK。
我が家では5年分保管していますが、3年でも7年でも、ご家族の納得できる年数分を保管してください。


今回は、家庭内の書類整理についてご紹介しました。
書類は１か所に全て集めた方がいいとも言いますが、スペースによっては、保管する重要書類と日々の郵便物は別の場所でもいいと思います。
また、郵便物は他の物とは違い、自分が選んで購入してくる物ではないので、意志に反して勝手に増えてしまいます。
ですので、日々の家事習慣の中に組み込んで、郵便物を処理していく必要があります。
習慣化してしまえば、難しいことはありませんので、一度しっかりと自宅内のルールや定位置を決めてみて下さいね。